Umowa o zachowaniu poufności (z ang. Non-Disclosure Agreement – w skrócie NDA) to nic innego niż umowa, w ramach której jedna albo obie strony zobowiązują się względem siebie do zachowania w poufności pewnych przekazywanych informacji.
W relacjach biznesowych jest to jeden z tych dokumentów, który może towarzyszyć albo poprzedzać zawarcie innej umowy. Postanowienia dotyczące poufności informacji często stanowią też element umowy głównej (kiedy będę używał w tym wpisie słowa „NDA”, będę miał na myśli również ten przypadek). Niezależnie od tego, który z tych wariantów ma zastosowanie, to z mojej praktyki wynika, że przedsiębiorcy często nie przykładają większej wagi do zabezpieczenia poufności ujawnianych informacji.
W dzisiejszym wpisie wyjaśnię, dlaczego nie jest to prawidłowa praktyka oraz zwrócę uwagę na te elementy, które powinny znaleźć się w Twojej NDA.
Dlaczego NDA jest istotna?
Zawarcie NDA jest uzasadnione nie tylko ze względów prawnych ale również biznesowych.
Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji:
Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
Podpisanie odpowiednio przygotowanej NDA to jeden ze sposobów potwierdzenia przez przedsiębiorcę, że podjął on działanie zmierzające do zachowania poufności określonych informacji. NDA pozwala także udokumentować wszystkie ustalenia związane z ujawnianymi informacjami, w tym także odpowiedzialność np. za przekazanie informacji osobom nieuprawnionym.
Wreszcie, w mojej opinii przygotowanie odpowiedniego NDA często będzie stanowiło potwierdzenie w oczach drugiej strony, że profesjonalnie dbasz o swój biznes i zachowanie kluczowych dla tego biznesu informacji. Będzie to szczególnie istotne, jeżeli działasz w branży IT czy gamedev, gdzie takie umowy są już standardem.
Co powinna zawierać NDA?
Zdefiniowanie informacji poufnej oraz celu ujawnienia
Jednym z kluczowych elementów, które powinny znaleźć się w każdej NDA jest precyzyjne zdefiniowanie informacji poufnej. Oparcie się przy takiej definicji na ustawowym wyliczeniu, które opisałem niżej może być pomocne, ale często nie będzie wystarczające.
Dobrymi praktykami w tym zakresie będzie m.in.:
- podanie przykładowych informacji, które strony uznają za Informacje Poufne;
- powiązanie informacji poufnej z celem, dla którego są ujawniane (np. podjęcie negocjacji przed potencjalnym zawarciem umowy wdrożeniowej czy też umowy wydawniczej z publisherem).
Unikałbym przy tym dodawania wymogu, że informacja będzie uznana za informację poufną tylko w wypadku, jeżeli zostanie oznaczona jako poufna. Spełnienie takiego wymogu będzie często problematyczne i dodatkowo co najmniej uciążliwe.
Jeżeli jesteś stroną, która otrzymuje określone informacje, zwróć także uwagę, by NDA precyzyjnie wyłączała określone informacje spod NDA.
Opisanie sposobu wykorzystywania Informacji Poufnych
Postanowienia NDA powinny również w jasny sposób określać:
- obowiązki strony otrzymującej informacje co do ich przechowywania i wykorzystywania (np. w powiązaniu z celem, o którym wspomniałem wyżej);
- zobowiązanie do niezwłocznego poinformowania strony ujawniającej o naruszeniu NDA;
- obowiązek podjęcia określonych działań w przypadku wystąpienia takiego naruszenia.
Określenie komu i w jakim zakresie Informacje Poufne będą przekazywane
Zwróć też uwagę na postanowienia dotyczące ujawniania Informacji Poufnych innym osobom (np. podwykonawcom czy personelowi strony, której ujawniasz Informacje Poufne).
Tu istotne będzie opisanie, kiedy takie osoby mogą otrzymać Informacje Poufne, jak mają się z nimi obchodzić oraz określenie ich odpowiedzialności w wypadku nieprawidłowego wykorzystania Informacji.
Czas trwania NDA i obowiązki po ustaniu umowy
Niezależnie od tego, czy NDA będzie zawarta na czas nieokreślony lub określony, należy określić, jak długo po rozwiązaniu/wygaśnięciu NDA strony będą w dalszym ciągu zobowiązane do zachowania otrzymanych Informacji w poufności. Oczywiście określenie takiego terminu powinno być każdorazowo uzależnione od okoliczności danej sprawy.
Dodatkowym elementem, który należy zaadresować w NDA jest określenie losu Informacji Poufnych po ustaniu NDA. Przykładowo strona otrzymująca informacje może być zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia określonych informacji i potwierdzenia takiego faktu w drodze pisemnego oświadczenia.
Odpowiedzialność
Dotychczas opisywane elementy NDA były generalnie uniwersalne, tj. w zasadzie nie powinny się różnić, niezależnie od tego, czy NDA jest zawierana pomiędzy polskimi podmiotami, czy też wzór NDA został przesłany przez zagranicznego kontrahenta.
Inaczej będzie jednak w przypadku określania odpowiedzialności za naruszenie NDA.
W polskiej praktyce dotyczącej NDA najpewniej spotkasz się z karami umownymi, które będą zastrzeżone na wypadek wszelkich naruszeń NDA.
Jeżeli jednak wzór NDA otrzymasz od swojego zagranicznego kontrahenta, niewykluczone, że takie kary w ogóle nie będą przewidziane. Będzie to w szczególności dotyczyło kontrahentów z Wielkiej Brytanii czy Stanów Zjednoczonych. W NDA przesłanych przez firmy z tych krajów bardzo często spotkasz się (z pewnymi modyfikacjami) z poniższym postanowieniem:
The receiving party acknowledges that a breach of its obligations under this agreement could cause irreparable harm to the disclosing party as to which monetary damages may be difficult to ascertain or an inadequate remedy. The receiving party therefore agrees that the disclosing party will be entitled to, in addition to its other rights and remedies, to seek injunctive relief for any violation of this agreement.
Takie uregulowanie odpowiedzialności będzie zupełnie prawidłowe. Zwróć jednak uwagę na pewne problemy, z którymi może wiązać się zawarcie NDA z zagranicznym kontrahentem (o czym niżej).
Prawo właściwe dla NDA i jurysdykcja sądów
W przypadku jeżeli trafi do Ciebie NDA od zagranicznego kontrahenta, musisz liczyć się z tym, że umowa ta będzie najczęściej rządzona prawem obcym oraz że to zagraniczny a nie polski sąd będzie rozpatrywał potencjalne spory na tle takiej umowy.
Wiąże się to przede wszystkim z tym, że w przypadku naruszenia NDA przez Twojego zagranicznego kontrahenta dochodzenie przez Twoją firmę odpowiedzialności przez zagranicznym sądem będzie utrudnione oraz często droższe niż w przypadku, gdyby taki spór miał być rozpatrywany w Polsce.
W takich sytuacjach możliwym rozwiązaniem jest zaproponowanie kontrahentowi własnego wzoru NDA lub ewentualnie zmodyfikowanie postanowień dotyczących prawa właściwego i jurysdykcji sądów, względnie przewidzenie arbitrażu. Jeżeli jednak to kontrahent jest stroną silniejszą w Waszej relacji, takie kroki mogą być niewykonalne. Wówczas opisywane ryzyko będzie musiało zostać uwzględnione przez Twoją firmę w ramach współpracy.
Podsumowanie
Jak widzisz, NDA wiąże się z szeregiem problemów, o których trzeba pamiętać, negocjując umowę z konkretnym kontrahentem.
Jeżeli potrzebujesz przeanalizować NDA, który Twoja firma otrzymała lub też chcesz mieć profesjonalnie przygotowane i uniwersalne wzory NDA, które mogłyby być każdorazowo przesyłane Twoim partnerom biznesowym czy personelowi, zapraszam do kontaktu – Zadzwoń, napisz do mnie maila lub skontaktuj się za pomocą Messengera.
