W ostatnim czasie coraz więcej moich Klientów zwraca się z pytaniami o bezpieczeństwo swoich umów B2B. Nie bez powodu – nadchodzące zmiany legislacyjne mogą istotnie wpłynąć na sposób prowadzenia takiej współpracy. Zgodnie z projektowanymi zmianami, od 2026 roku Państwowa Inspekcja Pracy miałaby bowiem otrzymać bezprecedensowe uprawnienia.
Czym będą się różnić nowe przepisy od obecnych regulacji? Jakie działania możesz podjąć już teraz, żeby uniknąć problemów związanych z reklasyfikacją? W tym wpisie przybliżę Ci najważniejsze zmiany, które czekają zarówno pracodawców, jak i samozatrudnionych.
Jakie zmiany wprowadza projekt nowelizacji przepisów?
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy i niektórych innych ustaw, który – zgodnie z założeniami projektu – ma wejść w życie już od 1 stycznia 2026 roku.
Nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy
Najważniejszą zmianą będzie znaczne wzmocnienie uprawnień PIP w zakresie egzekwowania przepisów prawa pracy. Inspektorzy otrzymają możliwość wydania decyzji administracyjnej o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, jeżeli – zdaniem PIP – współpraca będzie wykazywać cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
Projekt przewiduje także:
- rozszerzenie wymiany danych między PIP a innymi instytucjami,
- wprowadzenie możliwości przeprowadzenia przez PIP zdalnych kontroli,
- zwiększenie wysokości grzywny, którą PIP może nałożyć w postępowaniu mandatowym.
Decyzja administracyjna zamiast postępowania sądowego
Dotychczas inspektorzy nie mogli samodzielnie przekwalifikować umowy cywilnoprawnej – musieli kierować sprawę do sądu, co znacznie wydłużało cały proces. W praktyce PIP nie korzystał w ostatnich latach z tego uprawnienia zbyt często. A nawet kiedy kierowano powództwo do Sądu, to w większości przypadków stanowiska PIP nie podzielały Sądy.
Projekt nowelizacji ma za zadanie wzmocnić PIP poprzez zastąpienie wnoszenia powództwa wydaniem decyzji administracyjnej.
Na etapie zgłoszenia uwag do projektu ustawy wątpliwości budzi nie tylko samo uprawnienie do samodzielnej reklasyfikacji umowy na umowę o pracę. Kontrowersje rodzi również fakt, że zgodnie z projektowanymi zmianami decyzja PIP miałaby być natychmiast wykonalna. Złożenie ewentualnego odwołania nie wstrzymywałoby wykonalności decyzji. Co istotne i jednocześnie zupełnie niezrozumiałe – projekt zakłada, że nawet jeśli odwołanie okazałoby się skuteczne, to i tak uznawałoby się, że stosunek pracy „wykreowany” przez PIP trwał od dnia doręczenia decyzji do uprawomocnienia się orzeczenia sądu.
Jakie ryzyka niesie reklasyfikacja dla firm?
Reklasyfikacja umowy B2B na umowę o pracę to jedno z dotkliwych zagrożeń finansowych, z jakimi może się zmierzyć przedsiębiorstwo. Jeżeli prowadzisz firmę i współpracujesz z kontraktorami na zasadach B2B, powinieneś zdawać sobie sprawę z potencjalnych konsekwencji zakwestionowania takich umów.
Wzrost kosztów zatrudnienia
Przekształcenie umowy B2B w umowę o pracę oznacza istotny wzrost kosztów dla pracodawcy.
Zwróć uwagę, że największe obciążenia dotyczą przekształcenia umów B2B, umów o dzieło oraz umów-zleceń ze studentami poniżej 26 lat. Bieżące koszty pracodawcy z tytułu składek na ZUS wzrosłyby nawet o ponad 20%.
Co więcej, samozatrudniony rozliczający się ryczałtem lub podatkiem liniowym zostanie z tytułu danej umowy „przerzucony” na skalę podatkową. Może to oznaczać wejście w 32% stawkę PIT od nadwyżki powyżej 120 tys. zł. Dla pracownika oznacza to często niższe wynagrodzenie „na rękę”.
Obowiązki wobec ZUS i urzędów
Pamiętaj, że w przypadku reklasyfikacji umowy pracodawca zostaje zobowiązany do uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za okres nawet do 5 lat wstecz, wraz z odsetkami. ZUS może zażądać zapłaty tych składek natychmiast po wydaniu decyzji przez PIP.
Płatnik składek może zostać dodatkowo ukarany karą grzywny.
Dodatkowo, pracodawca staje się płatnikiem podatku i ponosi odpowiedzialność za nieodprowadzone zaliczki na podatek dochodowy.
Możliwe spory sądowe i korekty podatkowe
Przekwalifikowanie umowy B2B wiąże się również z ryzykiem sporów sądowych. Pracodawca może być zmuszony do wszczęcia powództwa przeciwko pracownikowi, aby odzyskać część składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez pracownika.
Reklasyfikacja oznacza także konieczność korekty rozliczeń podatkowo-składkowych. Zakwestionowane zostanie prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych przez usługodawcę, który w rzeczywistości był pracownikiem. Problematyczne stają się także koszty uzyskania przychodów rozliczane przez „byłego” przedsiębiorcę.
Warto również pamiętać, że w razie ustalenia stosunku pracy na pracodawcę może być nałożona grzywna, która zgodnie z projektem nowelizacji miałaby wynosić od 2000 zł do 60000 zł. Dodatkowo, pracownik uzyskuje prawo do dochodzenia benefitów typowych dla relacji pracowniczej, jak zapłata za nadgodziny czy urlop wypoczynkowy.
Dlaczego umowa B2B może zostać zakwestionowana?
Osobiście obserwuję, że największe problemy z reklasyfikacją umów B2B wynikają z nieprawidłowego ukształtowania samej współpracy. Często zdarza się tak, że mimo formalnego zawarcia umowy cywilnoprawnej, rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków przypomina klasyczny stosunek pracy.
B2B a znamiona umowy o pracę
Art. 22 § 1 Kodeksu pracy jasno definiuje stosunek pracy jako wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, za wynagrodzeniem. Co szczególnie istotne – § 1¹ tego samego artykułu stanowi, że zatrudnienie spełniające te warunki jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy.
Oznacza to, że nawet jeżeli formalnie podpisałeś umowę B2B, ale rzeczywiste warunki współpracy wskazują na stosunek pracy, Twoja umowa może zostać przekwalifikowana.
Zwróć uwagę na następujące elementy, które mogą prowadzić do zakwestionowania umowy:
- podporządkowanie zlecającemu i praca pod jego bezpośrednim nadzorem
- wykonywanie pracy w ściśle określonych godzinach (np. od 9:00 do 17:00)
- praca wyłącznie w miejscu wyznaczonym przez zlecającego
- brak rzeczywistej odpowiedzialności za rezultat pracy wobec osób trzecich
Najczęstsze błędy w umowach
W mojej praktyce spotykam się z wieloma umowami B2B, które zawierają zapisy charakterystyczne dla stosunku pracy. Oto najczęstsze błędy:
Wskazywanie konkretnego adresu świadczenia usług narzuconego przez kontrahenta – jako przedsiębiorca samodzielnie decydujesz o miejscu wykonywania swoich usług. Umieszczenie w umowie konkretnego adresu zwiększa ryzyko uznania relacji za etat.
Postanowienia o płatnym urlopie wypoczynkowym – takie postanowienia, jeżeli zostały przewidziane, muszą być sformułowane w sposób odmienny niż ten przewidziany w kodeksie pracy.
Narzucenie obowiązku pracy w pełnym wymiarze godzin – firma nie powinna wymagać od kontraktora B2B świadczenia usług w stałym wymiarze 8 godzin dziennie i określonych godzinach. Jako przedsiębiorca możesz współpracować z kilkoma klientami jednocześnie.
Rola podporządkowania
Kluczowym elementem różniącym umowę o pracę od B2B jest kwestia podporządkowania. Pracownik jest zobowiązany do stosowania się do wiążących poleceń pracodawcy, natomiast przedsiębiorca odpowiada samodzielnie za efekt swojej pracy.
Sądy i organy kontroli zwracają szczególną uwagę właśnie na faktyczne podporządkowanie, a nie na nazwę umowy. Jeżeli kontrola wykaże, że stawiasz się codziennie w biurze w określonych godzinach, wykonujesz obowiązki pod bezpośrednim nadzorem oraz podlegasz szczegółowym poleceniom zleceniodawcy – Twoja umowa B2B może zostać zakwestionowana.
Szczególnie narażona na reklasyfikację jest współpraca, gdzie wcześniej istniał stosunek pracy, a po przejściu na B2B zadania i sposób świadczenia usług pozostały dokładnie takie same. Dlatego tak istotne jest jasne rozgraniczenie charakteru współpracy i unikanie elementów typowych dla relacji pracowniczej.
Co mogą zrobić pracodawcy, by uniknąć problemów?
Nadchodzące zmiany legislacyjne wymagają od przedsiębiorców podjęcia konkretnych działań już teraz. Proaktywne podejście może uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami finansowymi i organizacyjnymi związanymi z reklasyfikacją umów B2B.
Przegląd i aktualizacja umów
Pierwszym krokiem powinna być kompleksowa analiza wszystkich zawartych umów cywilnoprawnych. Podczas takiego przeglądu zwróć szczególną uwagę na elementy, które mogą być problematyczne:
- Czy kontrahent ma faktyczną swobodę w zakresie czasu i miejsca wykonywania pracy?
- Czy nie występuje podporządkowanie i kierownictwo ze strony firmy (np. stałe grafiki, struktura poleceń)?
- Czy kontrahent może swobodnie wyznaczyć zastępstwo?
- Czy kontrahent ponosi realne ryzyko gospodarcze (np. inwestuje we własny sprzęt, odpowiada za wady)?
Dobrze przygotowana umowa B2B powinna jasno określać zakres współpracy i podkreślać jej biznesowy charakter. Pamiętaj, że nazwa umowy nie ma znaczenia – liczy się jej rzeczywista treść i sposób wykonywania.
Szkolenie zespołów HR i menedżerów
Kluczowe jest odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za przygotowanie i negocjowanie umów. Szkolenia powinny obejmować nie tylko teoretyczne różnice między umową o pracę a B2B, ale także praktyczne aspekty kształtowania relacji z kontrahentami.
Menedżerowie muszą rozumieć, jak zarządzać współpracą bez tworzenia elementów charakterystycznych dla stosunku pracy. Szczególnie istotne jest unikanie języka sugerującego podporządkowanie – zamiast „kierownika” czy „przełożonego” wskaż w umowie osobę odpowiedzialną za odbiór usług.
Wdrożenie procedur zgodnych z prawem pracy
Spółki zatrudniające osoby na zasadach B2B powinny opracować procedury weryfikacji umów oraz procesów wewnętrznych. Pozwala to identyfikować i eliminować potencjalne zagrożenia związane z przekwalifikowaniem umów B2B.
Przygotuj dokumentację na wypadek kontroli PIP. Gromadź dowody potwierdzające niezależność kontrahentów.
Rozważ także zmiany w modelach współpracy. Zamiast stałej miesięcznej stawki wprowadź wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy. Taka modyfikacja może znacznie zmniejszyć ryzyko zakwestionowania umowy przez inspektorów.
Pamiętaj również o właściwej komunikacji z kontrahentami w codziennej pracy – unikaj wydawania poleceń czy kontrolowania sposobu wykonywania zadań, skupiaj się na rezultatach.
Jakie działania warto podjąć jako samozatrudniony?
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i współpracujesz na zasadach B2B, nadchodzące zmiany wymagają od Ciebie szczególnej uwagi. Nowe uprawnienia PIP, które umożliwią bezpośrednią reklasyfikację umowy bez kierowania sprawy do sądu, oznaczają, że Twój status przedsiębiorcy musi być bezsporne już na etapie zawierania umowy.
Zachowanie rzeczywistej niezależności
Najważniejszą kwestią, na którą zwracam uwagę moim Klientom, jest faktyczna niezależność w świadczeniu usług. Nie wystarczy sama nazwa umowy – liczy się rzeczywisty sposób wykonywania usług.
Jako przedsiębiorca powinieneś mieć pełną autonomię w zakresie realizacji zleconych zadań. Oznacza to przede wszystkim samodzielność decyzyjną dotyczącą sposobu wykonania zlecenia. Jeżeli Twój kontrahent nakazuje Ci, w jaki sposób masz realizować usługi, kiedy i gdzie – Twoja umowa B2B może zostać zakwestionowana.
Kluczowe elementy, które wzmacniają Twoją pozycję jako przedsiębiorcy, to
- możliwość wyznaczenia zastępstwa
- świadczenie usług dla kilku różnych podmiotów
- ponoszenie rzeczywistego ryzyka gospodarczego
Unikanie pułapek w umowach
Podczas negocjacji umowy zwróć szczególną uwagę na zapisy, które mogą sugerować stosunek pracy. Jak wspominałem w kontekście programistów w innych wpisach – umowa powinna być skonstruowana tak, aby podkreślać Twój status przedsiębiorcy.
Unikaj zgody na:
- stałe godziny pracy w miejscu wskazanym przez zleceniodawcę
- podporządkowanie kierownictwu (osoby odbierające Twoje usługi to nie „przełożeni”)
- zapisy o płatnym urlopie czy świętach
Pamiętaj, że na B2B zarabiasz za efekty swojej pracy, nie za czas obecności w biurze.
Kiedy warto skonsultować się z prawnikiem
Biorąc pod uwagę złożoność nowych przepisów oraz poważne konsekwencje finansowe reklasyfikacji, często rekomenduje swoim Klientom wcześniejszą konsultację prawną. Szczególnie jeżeli:
- Twoja umowa budzi Twoje wątpliwości
- współpracujesz z byłym pracodawcą na podobnych zasadach jak wcześniej
- masz obawy co do sposobu organizacji pracy
Profesjonalne wsparcie prawne może pomóc w odpowiednim skonstruowaniu umowy oraz przygotowaniu się na ewentualną kontrolę PIP. W przypadku postępowania prowadzonego przez inspektorów pracy, właściwa obrona Twojego statusu przedsiębiorcy wymaga znajomości nie tylko przepisów, ale też praktyki ich stosowania.
Jeżeli potrzebujesz pomocy w analizie swojej umowy B2B pod kątem ryzyka reklasyfikacji, zachęcam do kontaktu ze mną. Doświadczenie pokazuje, że profilaktyka w tym obszarze jest znacznie bardziej efektywna niż reagowanie na już wszczęte postępowanie.
Podsumowanie
Nadchodzące zmiany w przepisach dotyczących reklasyfikacji umów B2B będą miały istotny wpływ na sposób prowadzenia współpracy między przedsiębiorcami a samozatrudnionymi. Pamiętaj, że kluczowe pozostają elementy charakterystyczne dla stosunku pracy – podporządkowanie, stały nadzór oraz narzucone godziny i miejsce pracy. To właśnie one stanowią podstawę do zakwestionowania umowy B2B przez organy kontrolne.
Największą zmianą będzie otrzymanie przez Państwową Inspekcję Pracy uprawnień do samodzielnego przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Ta zmiana wymaga od obu stron relacji biznesowej większej ostrożności w kształtowaniu współpracy.
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, szczególnie istotne jest zachowanie rzeczywistej niezależności – możliwość wyznaczenia zastępstwa oraz świadczenie usług dla różnych podmiotów. Dla firm z kolei kluczowe staje się dokładne przeanalizowanie istniejących umów i wprowadzenie modyfikacji podkreślających biznesowy charakter współpracy.
Konsekwencje finansowe reklasyfikacji mogą być dotkliwe. Firma może zostać zobowiązana do uregulowania zaległych składek ZUS wraz z odsetkami, podczas gdy samozatrudniony może stracić korzyści podatkowe wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej.
Właściwe ukształtowanie relacji biznesowych, z uwzględnieniem odrębności i niezależności stron, pozostanie kluczowym elementem bezpiecznej współpracy B2B. Stąd jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu umowy, która pozwoli Ci bezpiecznie prowadzić współpracę w nowych realiach prawnych, lub chcesz przeanalizować swoje obecne kontrakty pod kątem ryzyka reklasyfikacji, zachęcam do kontaktu ze mną.
