W ostatnim czasie coraz częściej przygotowuję dla moich Klientów Umowy Wspólników (z ang. Shareholders Agreement). Czym jest ten dokument i dlaczego  – mimo że nie jest wymagany przez przepisy – rekomenduję go klientom, którzy chcą prowadzić biznes ze wspólnikiem? Odpowiedzi na te pytania udzielam w tym wpisie.

Umowa wspólników – czym jest ten dokument

Umowa Wspólników to, najprościej rzecz ujmując, dokument regulujący relacje pomiędzy wspólnikami Spółki. Żaden przepis prawa nie nakłada na wspólników obowiązku podpisania takiej Umowy. Mimo to, brak takiej Umowy może prowadzić do poważnych problemów organizacyjnych i finansowych. Osobiście widzę Umowę Wspólników jako porozumienie będące de facto drogowskazem czy też instrukcją obsługi, która wyjaśnia, jak postępować w wielu sytuacjach, które mogą pojawić się w związku ze wspólnym prowadzeniem biznesu.

Co istotne, Umowa Wspólników to odrębny dokument od samej umowy spółki. Podczas gdy umowa spółki jest dokumentem zgłaszanym do Krajowego Rejestru Sądowego, Umowa Wspólników nie znajdzie się generalnie w aktach rejestrowych danej Spółki. Innymi słowy jej zapisy pozostają znane tylko Wspólnikom, a jedynie część z nich znajduje następnie odzwierciedlenie w umowie spółki. Ma to też dodatkową zaletę – wprowadzenie zmian do Umowy Wspólników jest bardziej elastyczne i nie wymaga przechodzenia przez sformalizowaną procedurę oraz zgłoszenia w rejestrze.

W jakich sytuacjach zawarcie Umowy Wspólników (shareholders agreement) jest uzasadnione

W mojej ocenie taka Umowa powinna być zawierana zawsze wtedy, gdy wszyscy Wspólnicy w jakikolwiek sposób angażują się w Spółkę i chcą posiadać wpływ na jej funkcjonowanie. Poniżej przygotowałem listę problemów, które Umowa Wspólników pozwoli rozwiązać:

1. Pat decyzyjny w Spółce

Gdy Wspólnicy mają równe udziały lub ich głosy są rozłożone tak, że niemożliwe jest podjęcie decyzji, powstaje tzw. pat decyzyjny (deadlock). Umowa Wspólników powinna przewidywać reguły działania w takim przypadku. Oprócz klasycznych postanowień dotyczących rozwiązywania sporu np. w drodze mediacji czy arbitrażu, zastosowanie mogą znaleźć dodatkowe mechanizmy wyjścia ze Spółki takie jak:

• Texas Shoot-Out – ten mechanizm rozwiązywania impasu w Spółce polega na tym, że każdy ze Wspólników składa ofertę kupna udziałów drugiego Wspólnika. Następnie wszystkie oferty są jednocześnie ujawniane, a Wspólnik, który zaproponował najwyższą cenę, jest zobowiązany kupić udziały innego Wspólnika po tej najwyższej zaoferowanej cenie;
• Shotgun / Russian Roulette – w tym wariancie jeden ze Wspólników proponuje cenę za swoje udziały. Drugi Wspólnik może albo zaakceptować tę cenę i kupić udziały, albo sprzedać swoje udziały po tej samej cenie.

2. Zarządzanie pieniędzmi w Spółce

Umowa wspólników może i często powinna regulować zasady przeznaczenia środków Spółki. Bardzo często okazuje się na etapie, gdy Spółka generuje już znaczne dochody, że wspólnicy zupełnie inaczej widzą przeznaczenie tych środków. Przykładowo jeden ze wspólników chce reinwestować zyski i skalować biznes podczas gdy drugi wspólnik potrzebuje wypłacić zysk ze względu na potrzeby osobiste. Dzięki odpowiednio uregulowanym postanowieniom Umowy Wspólników możliwe jest przewidzenie dostępnych rozwiązań i mechanizmów postępowania.

3. Zakres zaangażowania Wspólników

Obowiązki Wspólników względem Spółki również powinny zostać zaadresowane w Umowie Wspólników. Dotyczy to tak Wspólników, którzy wnoszą jedynie kapitał jak i Wspólników, którzy mają świadczyć usługi na rzecz Spółki, dzielić się własnym know-how czy też chociażby udostępniać swoje maszyny/lokal. Umowa Wspólników powinna regulować zarówno takie obowiązki jak również sankcje na wypadek, gdyby zobowiązania te nie były wypełniane.

4. Wyjście z inwestycji oraz wejście inwestora

Kluczowym obszarem, który również powinien zostać uregulowany w Umowie Wspólników to ustalenie zasad wyjścia ze Spółki, zaangażowania inwestora (jeżeli takie jest planowane) i szerzej – reguły zbywalności udziałów. W tym zakresie dostępne są między innymi takie mechanizmy jak zastrzeżenie prawa pierwszeństwa dla wspólników pozostających w Spółce, tzw. lock-up czy też prawa tag-along i drag-along. Każdy z nich powinien zostać odpowiednio przemyślany i wdrożony tak, aby nie paraliżować działania Spółki.

5. Sprawy zastrzeżone i raportowanie

Częstym punktem regulowanym przez Umowę wspólników jest także katalog tzw. reserved matters, czyli spraw, które wymagają uzyskania zgody takich organów Spółki jak zgromadzenie wspólników czy też rada nadzorcza. Intencją jest ograniczenie swobody zarządu i zapewnienie kontroli wspólnikom nad kluczowymi obszarami działalności Spółki.

6. Zakaz konkurencji

To kolejny kluczowy obszar, który adresuje się w Umowie Wspólników. O ile bowiem członkowie zarządu nie mogą, zgodnie z przepisami, prowadzić działalności konkurencyjnej względem Spółki, to takich ograniczeń nie przewidziano w przypadku Wspólników. Umowa Wspólników powinna w związku z tym regulować tę kwestię odrębnie, a także przewidywać skutki naruszenia zakazu przez poszczególnych Wspólników.

Dlaczego warto przygotować Umowę Wspólników z radcą prawnym

Tak jak różnią się od siebie Spółki i Wspólnicy, którzy ją prowadzą, tak różne i odpowiednio dostosowane powinny być same Umowy Wspólników. Skorzystanie z pomocy doświadczonego radcy prawnego pozwala zapewnić, że wszystkie ustalenia Wspólników zostały prawidłowo i kompleksowo uregulowane.

Radca prawny pomoże:

• dostosować Umowę Wspólników do specyfiki danej Spółki;
• przewidzieć i zaadresować ewentualne problemy;
• zapewnić zgodność z przepisami; oraz
• uniknąć postanowień, które mogłyby działać na niekorzyść Spółki.

Stąd jeżeli potrzebujesz przygotować profesjonalną Umowę Wspólników, która pozwoli Ci ze spokojem rozwijać Twój biznes, zachęcam do kontaktu ze mną.